Ein Grosskunde schickt einen Fragebogen zu Umwelt, Arbeitsbedingungen und Unternehmensführung. Die Frist: zwei Wochen. Im Haus ist niemand dafür zuständig. So geht es vielen KMU. In unserer Interviewstudie 2026 nannten die befragten KMU 12 bis 15 solche Anfragen pro Jahr; 5 von 8 hatten kein System dafür (8 Fälle, nicht repräsentativ).
Die gute Nachricht: Die meisten Fragen wiederholen sich. Wer sie einmal sauber beantwortet, spart bei jeder weiteren Anfrage Zeit.
1. Klären, bevor Sie ausfüllen
- Wofür braucht der Kunde die Angaben? Für seinen Nachhaltigkeitsbericht, für die Lieferantenauswahl, für eine Produktvorschrift wie die EU-Verpackungsverordnung oder für einen Vertrag. Der Zweck bestimmt, was Sie liefern müssen.
- Was ist Pflicht, was freiwillig? Fragen Sie nach, welche Angaben der Kunde wirklich braucht. Viele Fragebögen sind Sammelvorlagen.
- Bis wann, in welchem Format, wer zeichnet? Klären Sie früh, ob das Portal des Kunden, eine Excel-Datei oder ein PDF zählt.
Ab dem Geschäftsjahr 2027 gilt zudem eine Obergrenze: Unternehmen unter der CSRD dürfen von Lieferanten mit bis zu 1'000 Mitarbeitenden für ihren Bericht nur noch die Angaben des freiwilligen Standards verlangen. Mehr dazu im Beitrag Value-Chain-Cap: Was Ihr Grosskunde ab 2027 noch fragen darf.
2. Fragen sortieren
Fast jeder Fragebogen besteht aus drei Arten von Fragen:
- Ja oder Nein, mit Beleg: Gibt es eine Umweltrichtlinie, einen Verhaltenskodex für Lieferanten, eine Zertifizierung?
- Kennzahlen: Energieverbrauch, Emissionen nach Scope 1 und 2, Abfall, Mitarbeitende, Arbeitsunfälle.
- Beschreibungen: Wie gehen Sie mit Risiken in Ihrer eigenen Lieferkette um?
Notieren Sie bei jeder Frage, wo die Antwort liegt: Buchhaltung, Personal, Zertifikat oder Geschäftsleitung. So sehen Sie schnell, wen Sie fragen müssen.
3. Daten einmal sammeln, nicht je Fragebogen
Legen Sie einen Grunddatensatz an, statt jede Anfrage neu zu beginnen:
- Stammdaten: UID, Standorte, Zahl der Mitarbeitenden, Branche
- Energie und Treibstoffe aus den Rechnungen eines Jahres
- Zertifikate mit Ablaufdatum
- Richtlinien, Verhaltenskodex und Zuständigkeiten
- Personalkennzahlen
Ordnen Sie den Datensatz nach dem VSME, dem freiwilligen Standard für KMU. Auf ihn beziehen sich Ihre Kunden ab 2027 ohnehin, und das Basismodul deckt die häufigsten Fragen ab.
4. Lücken offen benennen
«Nicht vorhanden» ist eine gültige Antwort. Besser ist: «Nicht vorhanden. Geplant bis Juni, zuständig ist die Geschäftsleitung.» Erfinden Sie nichts. Falsche Angaben fallen spätestens bei der nächsten Anfrage oder in einem Audit auf und können vertragliche Folgen haben.
Fehlt Ihnen ein Dokument wie ein Verhaltenskodex, nutzen Sie eine Vorlage und passen Sie sie an Ihr Unternehmen an.
5. Belegen und gezielt freigeben
Hinterlegen Sie bei jeder Antwort den Beleg: Rechnung, Zertifikat, Richtlinie. Und überlegen Sie, was dieser Kunde wirklich sehen muss. Nicht jeder Kunde braucht alles, und Sie müssen nicht Ihre ganze Ablage verschicken.
6. Für die nächste Anfrage vorsorgen
- Speichern Sie die Antworten mit Datum, damit Sie beim nächsten Mal wissen, was Sie wem geschickt haben.
- Setzen Sie Erinnerungen für ablaufende Zertifikate.
- Machen Sie aus jeder Lücke eine Massnahme mit Person und Termin. Dann ist die Antwort im nächsten Jahr besser.
So hilft ZEROvia
- Kundenanfragen mit KI: Fragebogen als Excel, Word oder PDF hochladen, die KI schlägt Antworten mit Quelle vor, Export ins Original (ab Climate & Compliance Basis).
- Standortbestimmung: zeigt, wo Sie stehen, mit Empfehlungen je Lücke, ab Free.
- Profil und Freigabe: ein Datensatz, Freigabe je Kunde und Abschnitt.
- Massnahmenmanagement: Lücken als Aufgaben im Team umsetzen.
- Hinweisboxen, Glossar mit über 400 Begriffen, Vorlagen bei der Frage und der KI-Assistent ZAIA helfen beim Ausfüllen.