Duży klient wysyła ankietę dotyczącą środowiska, warunków pracy i ładu korporacyjnego. Termin: dwa tygodnie. W firmie nikt za to nie odpowiada. Tak jest w wielu MŚP. W naszym badaniu wywiadami z 2026 roku ankietowane MŚP wskazywały 12 do 15 takich zapytań rocznie; 5 z 8 nie miało do tego systemu (8 przypadków, nie reprezentatywne).
Dobra wiadomość: większość pytań się powtarza. Kto raz odpowie na nie porządnie, oszczędza czas przy każdym kolejnym zapytaniu.
1. Wyjaśnić, zanim zaczną Państwo wypełniać
- Po co klient potrzebuje tych danych? Do jego raportu zrównoważonego rozwoju, do wyboru dostawców, do wymogu produktowego, np. unijnego rozporządzenia o opakowaniach, albo do umowy. Cel określa, co muszą Państwo dostarczyć.
- Co jest obowiązkowe, a co dobrowolne? Proszę dopytać, jakie dane klient naprawdę potrzebuje. Wiele ankiet to uniwersalne szablony.
- Do kiedy, w jakim formacie, kto podpisuje? Proszę wcześnie ustalić, czy liczy się portal klienta, plik Excel czy PDF.
Od roku obrotowego 2027 obowiązuje dodatkowo ograniczenie: firmy objęte CSRD mogą od dostawców zatrudniających do 1 000 pracowników żądać do swojego raportu wyłącznie danych ze standardu dobrowolnego. Więcej w artykule Value-Chain-Cap: o co Państwa duży klient może zapytać od 2027 roku.
2. Posortować pytania
Prawie każdy kwestionariusz składa się z trzech rodzajów pytań:
- Tak lub nie, z dowodem: Czy istnieje polityka środowiskowa, kodeks postępowania dla dostawców, certyfikat?
- Wskaźniki liczbowe: zużycie energii, emisje Scope 1 i 2, odpady, liczba pracowników, wypadki przy pracy.
- Opisy: Jak Państwo zarządzają ryzykiem w swoim własnym łańcuchu dostaw?
Przy każdym pytaniu proszę zanotować, gdzie znajduje się odpowiedź: księgowość, kadry, certyfikat albo zarząd. Wtedy od razu widać, kogo trzeba zapytać.
3. Zebrać dane raz, a nie przy każdym kwestionariuszu
Proszę założyć podstawowy zestaw danych zamiast zaczynać każdą odpowiedź od zera:
- Dane podstawowe: UID, lokalizacje, liczba pracowników, branża
- Energia i paliwa z faktur za jeden rok
- Certyfikaty z datą wygaśnięcia
- Polityki, kodeks postępowania i odpowiedzialności
- Wskaźniki dotyczące personelu
Proszę uporządkować zestaw według VSME, dobrowolnego standardu dla MŚP. Od 2027 roku klienci i tak będą się na niego powoływać, a moduł podstawowy obejmuje najczęstsze pytania.
4. Otwarcie nazywać luki
„Brak” jest poprawną odpowiedzią. Lepiej napisać: „Brak. Planowane do czerwca, odpowiada zarząd”. Niczego nie wymyślać. Nieprawdziwe dane wyjdą na jaw najpóźniej przy kolejnym zapytaniu albo w audycie i mogą pociągnąć za sobą konsekwencje umowne.
Jeśli brakuje dokumentu, np. kodeksu postępowania, proszę skorzystać z wzoru i dostosować go do swojej firmy.
5. Poprzeć dowodami i świadomie udostępniać
Przy każdej odpowiedzi proszę zapisać dowód: fakturę, certyfikat, politykę. I zastanowić się, co ten klient naprawdę musi zobaczyć. Nie każdy klient potrzebuje wszystkiego i nie muszą Państwo wysyłać całego archiwum.
6. Przygotować się na kolejne zapytanie
- Proszę zapisywać odpowiedzi z datą, aby następnym razem wiedzieć, co komu wysłano.
- Proszę ustawić przypomnienia o wygasających certyfikatach.
- Z każdej luki proszę zrobić działanie z osobą odpowiedzialną i terminem. Wtedy odpowiedź w przyszłym roku będzie lepsza.
Jak pomaga ZEROvia
- Zapytania klientów z AI: proszę przesłać kwestionariusz jako Excel, Word lub PDF, AI zaproponuje odpowiedzi ze źródłem, eksport do oryginału (od Climate & Compliance Basis).
- Ocena wyjściowa: pokazuje, gdzie Państwo są, z rekomendacjami dla każdej luki, od Free.
- Profil i udostępnianie: jeden zestaw danych, udostępnianie dla każdego klienta i sekcji.
- Zarządzanie działaniami: luki jako zadania do realizacji w zespole.
- Podpowiedzi, glosariusz z ponad 400 pojęciami, szablony przy pytaniu oraz asystent AI ZAIA pomagają przy wypełnianiu.