Velký zákazník pošle dotazník k životnímu prostředí, pracovním podmínkám a řízení společnosti. Termín: dva týdny. Ve firmě za to nikdo neodpovídá. Takhle na tom jsou mnohé MSP. V naší studii rozhovorů z roku 2026 uváděla dotázaná MSP 12 až 15 takových dotazů ročně; 5 z 8 na to nemělo systém (8 případů, není reprezentativní).
Dobrá zpráva: většina otázek se opakuje. Kdo na ně jednou odpoví pořádně, ušetří čas u každého dalšího dotazu.
1. Ujasněte si to dřív, než začnete vyplňovat
- K čemu zákazník údaje potřebuje? Pro jeho zprávu o udržitelnosti, pro výběr dodavatelů, pro produktový předpis, jako je nařízení EU o obalech, nebo pro smlouvu. Účel určuje, co musíte dodat.
- Co je povinné a co dobrovolné? Zeptejte se, které údaje zákazník skutečně potřebuje. Mnohé dotazníky jsou hromadné šablony.
- Do kdy, v jakém formátu, kdo podepisuje? Včas si ujasněte, zda se počítá portál zákazníka, soubor Excel, nebo PDF.
Od roku 2027 platí navíc horní limit: firmy spadající pod CSRD smějí od dodavatelů s až 1 000 zaměstnanci pro svou zprávu požadovat jen údaje dobrovolného standardu. Více v článku Value-Chain-Cap: na co se váš velký zákazník může od roku 2027 ještě zeptat.
2. Roztřiďte otázky
Téměř každý dotazník se skládá ze tří druhů otázek:
- Ano nebo ne, s dokladem: Existuje environmentální politika, kodex chování pro dodavatele, certifikace?
- Ukazatele: Spotřeba energie, emise podle Scope 1 a 2, odpad, zaměstnanci, pracovní úrazy.
- Popisy: Jak zvládáte rizika ve vlastním dodavatelském řetězci?
U každé otázky si poznamenejte, kde odpověď leží: účetnictví, personalistika, certifikát, nebo vedení společnosti. Hned uvidíte, koho se máte zeptat.
3. Data sbírejte jednou, ne pro každý dotazník zvlášť
Založte základní datový záznam, místo abyste každou žádost začínali od nuly:
- Kmenová data: UID, lokality, počet zaměstnanců, odvětví
- Energie a pohonné hmoty z faktur za jeden rok
- Certifikáty s datem expirace
- Směrnice, kodex chování a odpovědnosti
- Ukazatele personálu
Uspořádejte záznam podle VSME, dobrovolného standardu pro MSP. Vaši zákazníci se na něj od roku 2027 stejně budou odvolávat a základní modul pokrývá nejčastější otázky.
4. Mezery otevřeně pojmenujte
„Neexistuje“ je platná odpověď. Lepší je: „Neexistuje. Plánováno do června, odpovídá vedení společnosti.“ Nic nevymýšlejte. Nepravdivé údaje vyjdou nejpozději při další žádosti nebo v auditu a mohou mít smluvní následky.
Pokud vám chybí dokument, například kodex chování, použijte šablonu a upravte ji podle své firmy.
5. Doložte a sdílejte cíleně
U každé odpovědi uložte doklad: fakturu, certifikát, směrnici. A zvažte, co tento zákazník skutečně musí vidět. Ne každý zákazník potřebuje všechno a nemusíte posílat celý svůj archiv.
6. Připravte se na další žádost
- Ukládejte odpovědi s datem, abyste příště věděli, co komu jste poslali.
- Nastavte připomínky na expirující certifikáty.
- Z každé mezery udělejte opatření s odpovědnou osobou a termínem. Odpověď za rok pak bude lepší.
Jak ZEROvia pomáhá
- AI pro dotazníky: nahrajete dotazník jako Excel, Word nebo PDF, AI navrhne odpovědi se zdrojem a export zpět do originálu (od Climate & Compliance Basis).
- Výchozí hodnocení: ukáže, kde stojíte, s doporučeními u každé mezery, od Free.
- Sdílení profilu: jeden datový záznam, sdílení pro každého zákazníka a sekci.
- Řízení opatření: mezery jako úkoly pro tým.
- Nápovědy, glosář s více než 400 pojmy, šablony u otázek a asistent ZAIA vám pomohou s vyplněním.