Um grande cliente envia um questionário sobre ambiente, condições de trabalho e governação. O prazo: duas semanas. Ninguém na empresa é responsável por isto. É assim para muitas PME. No nosso estudo de entrevistas de 2026, as PME inquiridas receberam 12 a 15 pedidos destes por ano; 5 de 8 não tinham um sistema para os tratar (8 casos, não representativo).
A boa notícia: a maioria das perguntas repete-se. Quem as responde bem uma vez poupa tempo em cada pedido seguinte.
1. Esclarecer antes de preencher
- Para que precisa o cliente das informações? Para o seu relatório de sustentabilidade, para a seleção de fornecedores, para uma regulamentação de produtos como o Regulamento Europeu de Embalagens, ou para um contrato. A finalidade determina o que é preciso entregar.
- O que é obrigatório, o que é voluntário? Confirmar que informações o cliente precisa mesmo. Muitos questionários são modelos genéricos.
- Até quando, em que formato, quem assina? Esclarecer cedo se conta o portal do cliente, um ficheiro Excel ou um PDF.
A partir do exercício de 2027 aplica-se também um limite: as empresas sujeitas à CSRD só podem exigir para o seu relatório, aos fornecedores com até 1.000 colaboradores, as informações da norma voluntária. Mais sobre isto no artigo Value-Chain-Cap: o que um grande cliente ainda pode perguntar a partir de 2027.
2. Ordenar as perguntas
Quase todos os questionários são compostos por três tipos de pergunta:
- Sim ou não, com comprovativo: existe uma política ambiental, um código de conduta para fornecedores, uma certificação?
- Indicadores: consumo de energia, emissões por Scope 1 e 2, resíduos, colaboradores, acidentes de trabalho.
- Descrições: como são geridos os riscos na própria cadeia de fornecimento?
Registar em cada pergunta onde está a resposta: contabilidade, recursos humanos, um certificado ou a direção. Assim vê-se rapidamente a quem perguntar.
3. Recolher os dados uma vez, não por questionário
Criar um conjunto de dados de base, em vez de começar cada pedido do zero:
- Dados mestres: UID, locais, número de colaboradores, setor
- Energia e combustíveis das faturas de um ano
- Certificados com data de validade
- Políticas, código de conduta e responsabilidades
- Indicadores de pessoal
Organizar o conjunto de dados segundo o VSME, a norma voluntária para PME. A partir de 2027, os clientes vão referir-se a ela de qualquer forma, e o módulo básico cobre as perguntas mais frequentes.
4. Nomear as lacunas abertamente
«Não disponível» é uma resposta válida. Melhor ainda: «Não disponível. Previsto para junho, a responsabilidade é da direção.» Não inventar nada. Informações incorretas são detetadas, o mais tardar, no pedido seguinte ou numa auditoria, e podem ter consequências contratuais.
Se faltar um documento como um código de conduta, usar um modelo e adaptá-lo à empresa.
5. Juntar comprovativos e partilhar de forma seletiva
Guardar, em cada resposta, o comprovativo: fatura, certificado, política. E pensar no que este cliente precisa realmente de ver. Nem todos os clientes precisam de tudo, e não é preciso enviar todo o arquivo.
6. Preparar o próximo pedido
- Guardar as respostas com data, para saber da próxima vez o que foi enviado a quem.
- Definir lembretes para certificados que expiram.
- Transformar cada lacuna numa medida com responsável e prazo. Assim, a resposta do ano seguinte será melhor.
Como a ZEROvia ajuda
- IA para questionários: carregar o questionário em Excel, Word ou PDF; a IA propõe respostas com fonte e exporta para o formato original (a partir do Climate & Compliance Basis).
- Avaliação inicial: mostra a situação atual, com recomendações por lacuna, a partir do Free.
- Partilha de perfil: um conjunto de dados, partilhado por cliente e por secção.
- Gestão de medidas: transformar lacunas em tarefas para a equipa.
- Caixas de informação, glossário com mais de 400 termos, modelos junto a cada pergunta e o assistente de IA ZAIA ajudam a preencher.