Polityka prywatności

Niniejsza polityka prywatności opisuje, jak Zerovia GmbH, Via Casti 52, 7151 Schluein, Szwajcaria („ZEROvia”, „my”), przetwarza dane osobowe, gdy korzysta się z naszych stron internetowych lub platformy. Obowiązuje ona dla:

• strony internetowe zerovia.ch, zerovia.academy i zerovia.ai,
• platformę zerovia.app wraz ze wszystkimi modułami,
• publicznie opublikowane profile oraz ich osadzanie na stronach klientów,
• zapytania o dane i kampanie danych między kupującymi a dostawcami.

Dane osobowe przetwarzamy zgodnie ze szwajcarską ustawą o ochronie danych (DSG) oraz, o ile ma to zastosowanie, zgodnie z RODO (DSGVO).

1. Podmiot odpowiedzialny i przedstawiciel w UE

1.1 Podmiot odpowiedzialny

Zerovia GmbH, Via Casti 52, 7151 Schluein, Szwajcaria E-mail: privacy@zerovia.ch

1.2 Przedstawiciel w UE zgodnie z art. 27 RODO (DSGVO)

iuro Rechtsanwälte GmbH t/a Prighter, Schellinggasse 3, 1010 Wiedeń, Austria E-mail: privacy@zerovia.ch · Portal do zgłoszeń osób, których dane dotyczą: app.prighter.com/portal/zerovia

Przedstawiciel w UE przyjmuje zapytania osób, których dane dotyczą, oraz organów nadzorczych i bezpiecznie przekazuje je nam. Na potrzeby portalu Prighter korzysta z dostawcy hostingu Hetzner Online GmbH (Niemcy).

2. Jakie dane przetwarzamy

2.1 Dane konta i kontaktowe

Imię i nazwisko, służbowy adres e-mail, numer telefonu, stanowisko, przynależność do firmy, język, rola w koncie. Przy logowaniu przez Google lub Apple otrzymujemy imię i nazwisko, adres e-mail oraz identyfikator dostawcy.

2.2 Dane techniczne i dane o korzystaniu

Adres IP, dane dziennika (logi), znaczniki czasu, informacje o przeglądarce i urządzeniu, ustawienia uwierzytelniania dwuskładnikowego, dziennik zmian (audit log), protokoły udostępnień i zgód.

2.3 Dane firmowe i dane dotyczące zrównoważonego rozwoju

Dane firmy (np. UID, numer VAT (USt-IdNr.), LEI, adres, lokalizacje ze współrzędnymi, liczba pracowników, branża), odpowiedzi z ocen wyjściowych i samooceny ESG, dane VSME, bilans klimatyczny, cele klimatyczne, dane produktowe i PCF, certyfikaty, polityki oraz inne przesłane dokumenty. Są to w przeważającej mierze dane firmowe. Dane osobowe występują, o ile dokumenty zawierają imiona i nazwiska, podpisy lub dane kontaktowe.

Dane pochodzą od samego klienta lub z rejestrów publicznych, które klient wybiera do przejęcia. ZEROvia nie wystawia score, przedziałów ani poziomów dojrzałości i nie jest dostawcą ratingów ESG w rozumieniu rozporządzenia (UE) 2024/3005.

2.4 Dane w zapytaniach klientów i kampaniach danych

Gdy kupujący pyta swoich dostawców przez ZEROvia: imię i nazwisko, adres e-mail, język i stanowisko osób kontaktowych dostawcy, które kupujący importuje; zdarzenia wysyłki, otwarcia i kliknięcia w zaproszeniach i przypomnieniach; status połączenia i udostępnień.

2.5 Dane dostawców i screening

Gdy klienci wprowadzają i sprawdzają własnych dostawców: dane firmowe i kontaktowe dostawców oraz ustalenia z publicznych źródeł internetowych i rejestrów, każde z cytatem i źródłem. Ustalenia mogą zawierać nazwiska członków organów lub osób, jeśli są wymienione w publicznych źródłach.

2.6 Osoba kontaktowa w publicznym profilu

W publicznie opublikowanych profilach mogą zostać ujawnione imię i nazwisko, stanowisko oraz służbowy adres e-mail osoby kontaktowej wskazanej przez klienta. Klient dba o to, aby osoba ta była poinformowana.

2.7 Dane kontaktowe i umowne

Korespondencja e-mailowa, zgłoszenia w helpdesku, rezerwacje terminów, zapytania z formularzy, dane umowne i rozliczeniowe. Płatności kartą obsługuje Stripe; nie otrzymujemy pełnych danych karty.

2.8 Dane związane z AI

Dane wprowadzane do funkcji AI, proponowane teksty i wartości, wskazania źródeł, dzienniki oznaczania treści wspomaganych przez AI.

3. Cele

3.1 Udostępnianie platformy

Konta, role i uprawnienia, działanie modułów, wsparcie, diagnostyka błędów, bezpieczeństwo.

3.2 Udostępnianie profilu dla każdego klienta

Tworzenie i utrzymywanie profilu, połączenia z klientami, udostępnianie dla każdego klienta i sekcji, cofanie udostępnień, wersjonowanie udostępnionych danych.

3.3 Profil publiczny i indeksowanie maszynowe

Po opublikowaniu profilu pola oznaczone jako publiczne są dostępne na zerovia.app i wyświetlane jako dane strukturalne (Schema.org) dla wyszukiwarek oraz systemów odpowiedzi AI. Pola oznaczone jako wewnętrzne nie pojawiają się ani w profilu, ani w danych strukturalnych. Rozróżnienie według poszczególnych systemów indeksujących jest technicznie niemożliwe.

3.4 Kampanie danych

Wysyłka zaproszeń i przypomnień w imieniu kupującego („Nazwa kupującego via ZEROvia”), wyświetlanie postępu, udostępnianie kupującemu danych udostępnionych przez dostawcę, wypisanie się jednym kliknięciem.

3.5 Screening dostawców

Rejestrowanie, wzbogacanie i weryfikacja dostawców na zlecenie klienta, z ustaleniami z publicznych źródeł internetowych i rejestrów.

3.6 Dostęp partnerski

Partnerzy (np. biura rachunkowe, konsultanci) pracują na koncie mandanta za jego zgodą. Mandant udostępnia obszary i może cofnąć udostępnienie z 30-dniowym terminem.

3.7 Funkcje AI

Podpowiedzi przy wypełnianiu, odpowiedzi na kwestionariusze ze wskazaniem źródła, odczytywanie certyfikatów i dowodów, teksty profilu i tłumaczenia, screening dostawców, asystent AI ZAIA. Szczegóły w punkcie 10.

3.8 Rozliczenia

Subskrypcje, płatność miesięczna lub roczna, rozliczanie płatnych dostawców w planie kupującego.

3.9 Komunikacja i sprzedaż

Odpowiadanie na zapytania, umawianie spotkań, informowanie o zmianach produktu, prowadzenie kontaktów w CRM. Wiadomości marketingowe wysyłamy wyłącznie za zgodą lub w ramach istniejących relacji biznesowych, z możliwością wypisania się.

3.10 Strona internetowa i doskonalenie

Prowadzenie strony, pomiar zasięgu zgodnie z punktem 14, anonimowe analizy służące ulepszaniu platformy.

3.11 Rekrutacja

W przypadku zgłoszenia rekrutacyjnego przetwarzamy dane i dokumenty (dane kontaktowe, CV, świadectwa, wiadomość) wyłącznie na potrzeby procesu rekrutacyjnego. Zgłoszenia wysłane przez formularz na stronie Kariera zapisujemy na serwerze naszej strony internetowej i przekazujemy e-mailem na adres jobs@zerovia.ch; zgłoszenia wysłane e-mailem trafiają bezpośrednio na adres jobs@zerovia.ch. Nie są zapisywane w CRM i mają do nich dostęp wyłącznie osoby uczestniczące w procesie rekrutacji. Po zakończeniu procesu dokumenty usuwamy najpóźniej po sześciu miesiącach. Za zgodą zachowujemy je do dwunastu miesięcy na potrzeby późniejszych stanowisk; zgodę można w każdej chwili cofnąć.

4. Podstawy prawne

O ile ma zastosowanie RODO (DSGVO), opieramy się na:

• wykonaniu umowy i działaniach przedumownych (art. 6 ust. 1 lit. b RODO): konta, moduły, profil, udostępnienia, kampanie danych, rozliczenia, wsparcie, proces rekrutacyjny,
• prawnie uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO): bezpieczeństwo IT, wykrywanie nadużyć, rozwój, komunikacja B2B, publikacja wskazanej osoby kontaktowej, screening publicznych źródeł w interesie klienta, pomiar zasięgu bez cookies,, Asystent AI ZAIA na stronie internetowej.
• zgodzie (art. 6 ust. 1 lit. a RODO): publikacja profilu, udostępnienia podmiotom trzecim, dostęp partnerski, newsletter, przechowywanie zgłoszeń na przyszłe stanowiska. Zgodę można w każdej chwili cofnąć ze skutkiem na przyszłość,
• obowiązku prawnym (art. 6 ust. 1 lit. c RODO): obowiązki przechowywania wynikające ze szwajcarskiego OR i prawa podatkowego.

Zgodnie z DSG przetwarzamy dane osobowe według zasad z art. 6 DSG; w razie potrzeby opieramy się na podstawach usprawiedliwienia z art. 31 DSG.

5. Profile, udostępnianie i publikacja

• Profil jest publiczny wyłącznie wtedy, gdy zostanie aktywnie opublikowany. Widoczność można ustawić dla każdego pola.
• Kupujący przed potwierdzeniem połączenia widzą wyłącznie dane publiczne. Potem widzą to, co dostawca udostępnia w każdej sekcji.
• Udostępnienia można w każdej chwili cofnąć; cofnięcie działa na przyszłe dostępy. Dane już pobrane pozostają w odpowiedzialności odbiorcy.
• W przypadku wycofania z publikacji lub usunięcia usuwamy stronę profilu w ciągu 14 dni i zwracamy ją z kodem HTTP 410. Staramy się doprowadzić do usunięcia zaindeksowanych wersji z wyszukiwarek i systemów odpowiedzi AI, ale nie możemy zagwarantować całkowitego usunięcia z ich zasobów.

6. Przekazywanie podmiotom trzecim

Dane osobowe przekazujemy wyłącznie wtedy, gdy zleci to użytkownik (udostępnienie dla każdego klienta, dostęp partnerski, publikacja), gdy jest to konieczne do świadczenia usługi (podmioty przetwarzające, punkt 8) albo gdy wymaga tego prawo. Nie sprawdzamy uprawnień odbiorców wybranych przez użytkownika.

7. Role

• ZEROvia jest administratorem danych w zakresie kont, strony, sprzedaży, rozliczeń, bezpieczeństwa i dzienników.
• ZEROvia jest podmiotem przetwarzającym, o ile przetwarza dane osobowe na zlecenie klienta, w szczególności w przesłanych dokumentach, w zaimportowanych kontaktach dostawców w kampanii danych oraz w screeningu dostawców. Wtedy obowiązuje umowa powierzenia przetwarzania danych.
• W kampaniach danych kupujący odpowiada za dane kontaktowe, które importuje. Dostawca odpowiada za dane, które wprowadza i udostępnia.
• Partnerzy odpowiadają za własne doradztwo.

8. Podmioty przetwarzające i inni odbiorcy

Aktualna lista podmiotów przetwarzających dalej, ze wskazaniem siedziby, celu i mechanizmu przekazania, znajduje się pod adresem Podmioty przetwarzające dalej. Zmiany ogłaszamy tam oraz e-mailem do klientów z 30-dniowym wyprzedzeniem.

W zakresie strony, sprzedaży i płatności stosujemy dodatkowo:

Usługa	Cel	Siedziba / lokalizacja danych	Podstawa
cyon AG	Hosting zerovia.ch	Bazylea, Szwajcaria	Szwajcaria, bez transferu do państw trzecich
Własny pomiar zasięgu ZEROvia, bez podmiotów trzecich i bez cookies	Pomiar zasięgu, sprzeciw możliwy w każdej chwili	Serwery zerovia.ch, bez transferu do państw trzecich	prawnie uzasadniony interes
CRM Treibstoff Evolution GmbH, hosting Uvensys GmbH	Kontakty, sprzedaż, rozliczanie partnerów	Niemcy	w UE
Stripe Payments Europe, Ltd.	Płatności, zapobieganie oszustwom	Irlandia; częściowo USA	SCC, Data Privacy Framework
Google Ireland Ltd. (Workspace)	E-mail, wsparcie	UE; częściowo USA	SCC, Data Privacy Framework
Calendly LLC	Rezerwacja terminów przez stronę kontaktową	USA	Data Privacy Framework (UE-USA i Szwajcaria-USA), SCC
Google, Apple	Logowanie przez Google lub Apple, tylko jeśli użytkownik tak wybierze	UE / USA	zgoda, Data Privacy Framework
Rejestry publiczne (rejestr UID, GLEIF, VIES)	Weryfikacja identyfikatorów firm	Szwajcaria, UE	publiczne zapytanie
Anthropic PBC; od 01.12.2026 Mistral AI SAS	Asystent AI ZAIA na zerovia.ch	USA; od 01.12.2026 Francja	SCC, TIA, techniczne środki ochrony; od 01.12.2026 w obrębie UE

9. Przekazywanie danych za granicę

Platforma i baza danych działają w Szwajcarii (Infomaniak, Genewa). Przekazania do UE i EOG odbywają się na podstawie wzajemnie uznanego adekwatnego poziomu ochrony. Przekazania do innych państw odbywają się wyłącznie z odpowiednimi gwarancjami, w szczególności ze standardowymi klauzulami umownymi Komisji UE z dostosowaniami uznanymi przez EDÖB, uzupełnionymi o ocenę ryzyka (Transfer Impact Assessment) i techniczne środki ochrony, lub, w przypadku odbiorców certyfikowanych, na podstawie Swiss-U.S. Data Privacy Framework.

10. Funkcje wspierane przez AI

10.1 Co robi AI

AI czyta i proponuje: odpowiedzi na kwestionariusze ze wskazaniem źródła, wartości z faktur i dowodów, dane z certyfikatów, teksty profilu i tłumaczenia, ustalenia w screeningu dostawców, odpowiedzi asystenta ZAIA. Decyzje podejmuje i udostępnienia zatwierdza użytkownik. Nie dochodzi do zautomatyzowanej decyzji wywołującej skutki prawne w rozumieniu art. 22 RODO (DSGVO).

10.2 Dostawcy

Od 01.12.2026 do generatywnej AI wykorzystujemy Mistral AI (Francja, UE), z umowną wyłączeniem użycia danych użytkowników do trenowania modeli. Do 30.11.2026 korzystamy z OpenAI Ireland Ltd. oraz Anthropic PBC (USA).

10.3 Oznaczanie

Treści wygenerowane przy wsparciu AI w publicznych profilach oznaczamy widocznie i w sposób czytelny dla maszyn, zgodnie z art. 50 rozporządzenia (UE) 2024/1689.

10.4 Trenowanie

Dane klientów nie są wykorzystywane do trenowania ogólnodostępnych modeli AI. Zanonimizowanych danych zbiorczych używamy do wewnętrznego doskonalenia wyłącznie po wyraźnej zgodzie (opt-in).

10.5 ZAIA na stronie internetowej

Na zerovia.ch mogą Państwo zadawać pytania asystentowi AI ZAIA lub zlecić podsumowanie bieżącej strony. Przetwarzamy przy tym Państwa dane wejściowe, dotychczasowy przebieg rozmowy (najwyżej ostatnie osiem wiadomości), przy podsumowaniu tekst bieżącej strony oraz język strony. Przekazujemy te dane za pośrednictwem naszego serwera dostawcy AI: do 30.11.2026 firmie Anthropic PBC (USA) na podstawie standardowych klauzul umownych, od 01.12.2026 firmie Mistral AI SAS (Francja). Dane wejściowe nie są wykorzystywane do trenowania modeli AI.

Nie zapisujemy rozmów. Adres IP wykorzystujemy jedynie krótkotrwale w pamięci roboczej, aby ograniczać nadużycia (najwyżej 25 zapytań w ciągu 10 minut), i nie przekazujemy go dostawcy AI. ZAIA nie stosuje plików cookie. Prosimy nie wprowadzać w czacie poufnych ani szczególnie wrażliwych danych osobowych. Korzystanie jest dobrowolne; podstawą prawną jest nasz uzasadniony interes w szybkim udzielaniu odpowiedzi na pytania dotyczące ZEROvia.

11. Okres przechowywania

Dane osobowe przechowujemy tak długo, jak trwa konto, jak wymaga tego cel, jak długo obowiązują ustawowe obowiązki przechowywania (10 lat dla ksiąg i dowodów księgowych zgodnie z art. 958f OR) lub do momentu zażądania dopuszczalnego usunięcia. Po zakończeniu umowy usuwamy dane klientów w ciągu 30 dni albo je zwracamy, zgodnie z zapisami AVV. Konta Free bez logowania przez 24 miesiące usuwamy; 30 dni wcześniej informujemy o tym e-mailem.

12. Bezpieczeństwo

Chronimy dane środkami technicznymi i organizacyjnymi, m.in.: szyfrowaniem przy przesyłaniu i przechowywaniu, uwierzytelnianiem dwuskładnikowym jako standardem, dostępem opartym na rolach, dostępem zespołu wsparcia do danych klientów wyłącznie z podaniem powodu, na określony czas i z protokołem, dziennikiem zmian, kopiami zapasowymi oraz monitoringiem. Certyfikacja ISO 27001 jest w przygotowaniu.

13. Prawa osób, których dane dotyczą

W zależności od obowiązującego prawa przysługuje prawo dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, wydania danych i ich przenoszenia, sprzeciwu oraz odwołania zgód.

Zapytania kierujemy na privacy@zerovia.ch. Osoby z UE mogą też zwrócić się do portalu Prighter. Można złożyć skargę do EDÖB lub do właściwego organu nadzorczego w UE.

14. Pliki cookie i pomiar zasięgu

Strona zerovia.ch stosuje technicznie niezbędne pliki cookie. Do pomiaru zasięgu nie używamy cookies: liczymy wyświetlenia stron na własnym serwerze, za pomocą anonimowego identyfikatora przeliczanego codziennie, bez podmiotów trzecich. Sprzeciw można zgłosić w każdej chwili: Wyłącz pomiar. Nie stosujemy cookies marketingowych ani reklamowych. Platforma zerovia.app stosuje wyłącznie technicznie niezbędne cookies do logowania i sesji. Szczegóły w polityce plików cookie.

15. Umowa powierzenia przetwarzania danych

O ile przetwarzamy dane osobowe na zlecenie klientów biznesowych, umowa powierzenia przetwarzania danych stanowi część umowy.

16. Osadzanie na stronach klientów

• Statyczny kod z danymi strukturalnymi: brak połączenia z ZEROvia; nie przetwarzamy danych odwiedzających.
• Osadzenie JavaScript: odwiedzający pobierają zasób z zerovia.app. Przetwarzamy wtedy technicznie niezbędne dane (adres IP, informacje o przeglądarce, czas) potrzebne do dostarczenia zasobu, bez cookies śledzących.

Klient informuje odwiedzających swoją stronę w ramach własnej polityki prywatności.

17. Zmiany

Dostosowujemy tę politykę, gdy zmienią się produkt, dostawcy usług lub prawo. W przypadku istotnych zmian informujemy klientów z wyprzedzeniem. Aktualna wersja znajduje się pod adresem zerovia.ch/datenschutzerklaerung/.