Zásady ochrany osobních údajů

Tyto zásady ochrany osobních údajů popisují, jak společnost Zerovia GmbH, Via Casti 52, 7151 Schluein, Švýcarsko („ZEROvia“, „my“) zpracovává osobní údaje, když využíváte naše webové stránky nebo platformu. Platí pro:

• webové stránky zerovia.ch, zerovia.academy a zerovia.ai,
• platformu zerovia.app se všemi moduly,
• veřejně zveřejněné profily a jejich vkládání na webové stránky zákazníků,
• dotazy na data a datové kampaně mezi kupujícími a dodavateli.

Osobní údaje zpracováváme podle švýcarského zákona o ochraně osobních údajů (DSG) a, pokud se použije, podle obecného nařízení o ochraně osobních údajů (DSGVO).

1. Správce a zástupce v EU

1.1 Správce

Zerovia GmbH, Via Casti 52, 7151 Schluein, Švýcarsko E-mail: privacy@zerovia.ch

1.2 Zástupce v EU podle čl. 27 DSGVO

iuro Rechtsanwälte GmbH t/a Prighter, Schellinggasse 3, 1010 Wien, Rakousko E-mail: privacy@zerovia.ch · Portál pro žádosti subjektů údajů: app.prighter.com/portal/zerovia

Zástupce v EU přijímá žádosti subjektů údajů a dozorových úřadů a bezpečně je předává nám. Pro portál používá Prighter jako poskytovatele hostingu společnost Hetzner Online GmbH (Německo).

2. Jaké údaje zpracováváme

2.1 Údaje o účtu a kontaktní údaje

Jméno, firemní e-mailová adresa, telefonní číslo, funkce, příslušnost ke společnosti, jazyk, role v účtu. Při přihlášení přes Google nebo Apple obdržíme jméno, e-mailovou adresu a identifikátor poskytovatele.

2.2 Technické údaje a údaje o používání

IP adresa, provozní protokoly, časová razítka, informace o prohlížeči a zařízení, nastavení dvoufaktorového ověření, protokol změn (audit log), protokoly sdílení a souhlasů.

2.3 Firemní a udržitelnostní údaje

Firemní údaje (např. UID, USt-IdNr., LEI, adresa, lokality včetně souřadnic, zaměstnanci, odvětví), odpovědi na výchozí hodnocení a ESG sebehodnocení, údaje VSME, klimatická bilance, klimatické cíle, údaje o produktech a PCF, certifikáty, směrnice a další nahrané dokumenty. Tyto údaje jsou převážně firemní údaje. Osobní údaje jsou obsaženy, pokud dokumenty obsahují jména, podpisy nebo kontaktní údaje.

Údaje pocházejí od zákazníka samotného nebo z veřejných rejstříků, které zákazník vybere k převzetí. ZEROvia nevydává žádné skóre, pásma ani stupně zralosti a není poskytovatelem ESG ratingů ve smyslu nařízení (EU) 2024/3005.

2.4 Údaje v dotazech zákazníků a datových kampaních

Když kupující prostřednictvím ZEROvia oslovuje své dodavatele: jméno, e-mailová adresa, jazyk a funkce kontaktních osob dodavatele, které kupující importuje; události odeslání, otevření a kliknutí u pozvánek a připomínek; stav propojení a sdílení.

2.5 Údaje o dodavatelích a screening

Když zákazníci zadávají a screenují vlastní dodavatele: firemní a kontaktní údaje dodavatelů a zjištění z veřejných webových zdrojů a rejstříků, vždy s citací a zdrojem. Zjištění mohou obsahovat jména orgánů nebo osob, pokud jsou uvedena ve veřejných zdrojích.

2.6 Kontaktní osoba ve veřejném profilu

U veřejně zveřejněných profilů mohou být zveřejněny jméno, funkce a firemní e-mailová adresa kontaktní osoby určené zákazníkem. Zákazník zajistí, že je tato osoba informována.

2.7 Komunikační a smluvní údaje

E-mailová korespondence, podpůrné případy v helpdesku, rezervace termínů, dotazy přes formuláře, údaje o smlouvách a fakturách. Platby kartou zpracovává Stripe; úplné údaje o kartě nedostáváme.

2.8 Údaje související s AI

Vstupy do funkcí AI, navržené texty a hodnoty, uvedení zdrojů, protokoly o označování obsahu vytvořeného s pomocí AI.

3. Účely

3.1 Poskytování platformy

Účty, role a oprávnění, provoz modulů, podpora, diagnostika chyb, bezpečnost.

3.2 Profil a sdílení pro každého zákazníka

Vytváření a správa profilu, propojení se zákazníky, sdílení pro každého zákazníka a sekci, odvolání sdílení, verzování sdílených údajů.

3.3 Veřejný profil a strojové indexování

Pokud profil zveřejníte, jsou pole označená jako veřejná dostupná na zerovia.app a jsou předávána jako strukturovaná data (Schema.org) vyhledávačům a odpovědním systémům AI. Pole označená jako interní se neobjeví ani v profilu, ani ve strukturovaných datech. Rozlišení podle jednotlivých indexujících systémů není technicky možné.

3.4 Datové kampaně

Odesílání pozvánek a připomínek jménem kupujícího („Název kupujícího přes ZEROvia“), zobrazení průběhu, předání údajů sdílených dodavatelem kupujícímu, odhlášení jedním kliknutím.

3.5 Screening dodavatelů

Zadávání, doplňování a prověřování dodavatelů jménem zákazníka se zjištěními z veřejných webových zdrojů a rejstříků.

3.6 Přístup partnerů

Partneři (např. fiduciáři, poradci) pracují s souhlasem klienta v jeho účtu. Klient uvolňuje oblasti a může sdílení odvolat s lhůtou 30 dní.

3.7 Funkce AI

Nápověda k vyplňování, odpovídání na dotazníky s uvedením zdroje, čtení certifikátů a dokladů, texty profilů a překlady, screening dodavatelů, AI asistent ZAIA. Podrobnosti v bodě 10.

3.8 Fakturace

Předplatné, měsíční nebo roční platba, fakturace zpoplatnitelných dodavatelů v tarifu kupujícího.

3.9 Komunikace a prodej

Vyřizování dotazů, sjednávání schůzek, informování o změnách produktů, správa kontaktů v CRM. Reklamní e-maily pouze se souhlasem nebo v rámci stávajících obchodních vztahů, vždy s možností odhlášení.

3.10 Web a zlepšování

Provoz webu, měření dosahu podle bodu 14, anonymní vyhodnocení pro zlepšování platformy.

3.11 Žádosti o zaměstnání

Pokud se u nás ucházíte o práci, zpracováváme vaše údaje a podklady (kontaktní údaje, životopis, vysvědčení, zprávu) pouze pro účely výběrového řízení. Žádosti odeslané formulářem na stránce Jobs ukládáme na serveru našeho webu a přeposíláme e-mailem na jobs@zerovia.ch; žádosti zaslané e-mailem jdou přímo na jobs@zerovia.ch. Nejsou ukládány v CRM a mají k nim přístup pouze osoby zapojené do výběrového řízení. Po skončení řízení podklady smažeme nejpozději po šesti měsících. S vaším souhlasem je uchováme až dvanáct měsíců pro případná budoucí místa; souhlas můžete kdykoli odvolat.

4. Právní základy

Pokud se použije DSGVO, opíráme se o:

• plnění smlouvy a předsmluvní opatření (čl. 6 odst. 1 písm. b DSGVO): účty, moduly, profil, sdílení, datové kampaně, fakturace, podpora, výběrová řízení.
• oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f DSGVO): bezpečnost IT, odhalování zneužití, vývoj, B2B komunikace, zveřejnění určené kontaktní osoby, screening veřejných zdrojů v zájmu zákazníka, měření dosahu bez cookies, AI asistent ZAIA na webu.
• souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a DSGVO): zveřejnění profilu, sdílení třetím stranám, přístup partnerů, newsletter, uchovávání žádostí o zaměstnání pro budoucí místa. Souhlas lze kdykoli odvolat s účinkem do budoucna.
• zákonná povinnost (čl. 6 odst. 1 písm. c DSGVO): povinnosti uchovávat údaje podle švýcarského OR a daňového práva.

Podle DSG zpracováváme osobní údaje v souladu se zásadami zpracování podle čl. 6 DSG; v případě potřeby se opíráme o důvody ospravedlnění podle čl. 31 DSG.

5. Profily, sdílení a zveřejnění

• Profil je veřejný pouze tehdy, pokud jej aktivně zveřejníte. Viditelnost lze nastavit u každého pole.
• Kupující před potvrzením propojení vidí pouze veřejné údaje. Poté vidí, co dodavatel sdílí pro každou sekci.
• Sdílení lze kdykoli odvolat; odvolání platí pro budoucí přístupy. Již stažené údaje jsou v odpovědnosti příjemce.
• Při zrušení zveřejnění nebo výmazu odstraníme stránku profilu do 14 dnů a vracíme pro ni stav HTTP 410. Usilujeme o to, aby byly indexované verze odstraněny z vyhledávačů a odpovědních systémů AI, ale úplné odstranění z jejich úložišť nemůžeme zaručit.

6. Předávání třetím stranám

Osobní údaje předáváme pouze tehdy, když to sami zadáte (sdílení pro zákazníka, přístup partnerů, zveřejnění), když je to nutné pro službu (zpracovatelé, bod 8), nebo když k tomu jsme zákonem povinni. Oprávněnost příjemců, které si sami vyberete, neověřujeme.

7. Role

• ZEROvia je správcem pro účty, web, prodej, fakturaci, bezpečnost a protokoly.
• ZEROvia je zpracovatelem, pokud zpracovává osobní údaje jménem zákazníka, zejména v nahraných dokumentech, v importovaných kontaktech dodavatelů z datové kampaně a při screeningu dodavatelů. Pak platí smlouva o zpracování osobních údajů.
• V datových kampaních odpovídá kupující za kontaktní údaje, které importuje. Dodavatel odpovídá za údaje, které zadá a sdílí.
• Partneři odpovídají za svoje vlastní poradenství.

8. Zpracovatelé a další příjemci

Aktuální seznam zpracovatelů se sídlem, účelem a mechanismem předání je uveden na stránce dílčí zpracovatelé. Změny oznamujeme tam a e-mailem zákazníkům 30 dní předem.

Pro web, prodej a platby dále používáme:

Služba	Účel	Sídlo / místo uložení dat	Právní základ
cyon AG	hosting zerovia.ch	Basilej, Švýcarsko	Švýcarsko, bez předání do třetí země
Vlastní měření dosahu ZEROvia, bez třetích stran a bez cookies	měření dosahu, námitku lze kdykoli podat	servery zerovia.ch, bez předání do třetí země	oprávněný zájem
CRM společnosti Treibstoff Evolution GmbH, hosting Uvensys GmbH	kontakty, prodej, vyúčtování partnerů	Německo	v rámci EU
Stripe Payments Europe, Ltd.	platby, prevence podvodů	Irsko; částečně USA	SCC, Data Privacy Framework
Google Ireland Ltd. (Workspace)	e-mail, podpora	EU; částečně USA	SCC, Data Privacy Framework
Calendly LLC	rezervace termínů přes kontaktní stránku	USA	Data Privacy Framework (EU-US a Swiss-US), SCC
Google, Apple	přihlášení přes Google nebo Apple, pouze pokud to zvolíte	EU / USA	souhlas, Data Privacy Framework
Veřejné rejstříky (registr UID, GLEIF, VIES)	ověřování firemních identifikátorů	Švýcarsko, EU	veřejné dotazy
Anthropic PBC; od 01.12.2026 Mistral AI SAS	AI asistent ZAIA na zerovia.ch	USA; od 01.12.2026 Francie	SCC, TIA, technická ochranná opatření; od 01.12.2026 v rámci EU

9. Předávání do zahraničí

Platforma a databáze běží ve Švýcarsku (Infomaniak, Ženeva). Předávání do EU a EHP probíhá na základě vzájemně uznané odpovídající úrovně ochrany. Předávání do dalších států probíhá pouze s vhodnými zárukami, zejména se standardními smluvními doložkami Evropské komise s úpravami uznanými EDÖB, doplněnými o posouzení rizik (Transfer Impact Assessment) a technická ochranná opatření, nebo u certifikovaných příjemců na základě Swiss-U.S. Data Privacy Framework.

10. Funkce podporované AI

10.1 Co AI dělá

AI čte a navrhuje: odpovědi na dotazníky s uvedením zdroje, hodnoty z faktur a dokladů, údaje z certifikátů, texty profilů a překlady, zjištění při screeningu dodavatelů, odpovědi asistenta ZAIA. Rozhodujete a sdílení uvolňujete vy. Neexistuje žádné automatizované individuální rozhodování s právními účinky ve smyslu čl. 22 DSGVO.

10.2 Poskytovatelé

Od 01.12.2026 používáme pro generativní AI společnost Mistral AI (Francie, EU), se smluvním vyloučením použití vašich údajů k trénování. Do 30.11.2026 používáme OpenAI Ireland Ltd. a Anthropic PBC (USA).

10.3 Označování

Obsah vytvořený s podporou AI ve veřejných profilech označujeme viditelně a strojově čitelně v souladu s čl. 50 nařízení (EU) 2024/1689.

10.4 Trénování

Údaje zákazníků se nepoužívají k trénování veřejně dostupných modelů AI. Anonymizovaná souhrnná data používáme pro interní zlepšování pouze po výslovném souhlasu.

10.5 ZAIA na webu

Na zerovia.ch můžete AI asistentovi ZAIA položit otázky nebo nechat shrnout aktuální stránku. Přitom zpracováváme vaše vstupy, dosavadní průběh konverzace (nejvýše posledních osm zpráv), při shrnutí text aktuální stránky a jazyk stránky. Tyto údaje předáváme prostřednictvím našeho serveru poskytovateli AI: do 30.11.2026 společnosti Anthropic PBC (USA) na základě standardních smluvních doložek, od 01.12.2026 společnosti Mistral AI SAS (Francie). Vaše vstupy nejsou používány k trénování modelů AI.

Konverzace neukládáme. Vaši IP adresu používáme jen krátkodobě v operační paměti k omezení zneužití (nejvýše 25 dotazů za 10 minut) a neposkytujeme ji poskytovateli AI. ZAIA nenastavuje žádné cookies. Prosíme, nezadávejte do chatu důvěrné ani zvlášť citlivé osobní údaje. Použití je dobrovolné; právním základem je náš oprávněný zájem na rychlém zodpovídání dotazů k ZEROvia.

11. Doba uložení

Osobní údaje uchováváme, dokud existuje účet, dokud je to nutné pro daný účel, dokud trvají zákonné povinnosti uchovávání (10 let pro účetní knihy a doklady podle čl. 958f OR) nebo dokud není požadován přípustný výmaz. Po ukončení smlouvy smažeme údaje zákazníků do 30 dnů, nebo je vrátíme, jak upravuje smlouva o zpracování (AVV). Bezplatné účty bez přihlášení po dobu 24 měsíců smažeme; 30 dní předem vás o tom informujeme e-mailem.

12. Bezpečnost

Údaje chráníme technickými a organizačními opatřeními, mimo jiné: šifrováním při přenosu i uložení, standardně dvoufaktorovým přihlášením, přístupy podle rolí, přístupem podpory k údajům zákazníků pouze s důvodem, termínem a protokolem, protokolem změn, zálohami a monitoringem. Certifikace podle ISO 27001 se připravuje.

13. Vaše práva

Podle použitelného práva máte právo na přístup k údajům, opravu, výmaz, omezení zpracování, vydání údajů a jejich přenositelnost, právo vznést námitku a odvolat souhlas.

Žádosti zasílejte na privacy@zerovia.ch. Osoby v EU se mohou obrátit také na portál Prighter. Můžete podat stížnost u EDÖB nebo u příslušného dozorového úřadu v EU.

14. Cookies a měření dosahu

Web zerovia.ch používá technicky nezbytné cookies. Pro měření dosahu cookies nepoužíváme: počítáme zobrazení stránek na našem vlastním serveru pomocí anonymního identifikátoru, který se každý den přepočítává, bez třetích stran. Námitku můžete kdykoli podat: Vypnout měření. Marketingové nebo reklamní cookies nepoužíváme. Platforma zerovia.app používá pouze technicky nezbytné cookies pro přihlášení a relaci. Podrobnosti v zásadách používání cookies.

15. Smlouva o zpracování osobních údajů

Pokud zpracováváme osobní údaje jménem obchodních zákazníků, platí smlouva o zpracování osobních údajů jako součást smlouvy.

16. Vkládání na weby zákazníků

• Statický kód se strukturovanými daty: neexistuje žádné spojení se ZEROvia; nezpracováváme žádné údaje návštěvníků.
• Vložení přes JavaScript: návštěvníci načítají zdroj z zerovia.app. Přitom zpracováváme technicky nezbytné údaje (IP adresu, údaje o prohlížeči, čas) pro doručení obsahu, bez sledovacích cookies.

Zákazník informuje návštěvníky svých webových stránek ve vlastních zásadách ochrany osobních údajů.

17. Změny

Tyto zásady upravujeme, pokud se změní produkt, poskytovatelé služeb nebo právní předpisy. Při podstatných změnách informujeme zákazníky předem. Aktuální znění je k dispozici na zerovia.ch/datenschutzerklaerung/.