Privacyverklaring

Deze privacyverklaring beschrijft hoe de Zerovia GmbH, Via Casti 52, 7151 Schluein, Zwitserland («ZEROvia», «wij») persoonsgegevens verwerkt wanneer u onze websites of ons platform gebruikt. Zij is van toepassing op:

• de websites zerovia.ch, zerovia.academy en zerovia.ai,
• het platform zerovia.app met alle modules,
• openbaar gepubliceerde profielen en de inbedding daarvan op websites van klanten,
• gegevensverzoeken en datacampagnes tussen kopers en leveranciers.

Wij verwerken persoonsgegevens volgens de Zwitserse DSG/nDSG (DSG/revDSG) en, voor zover van toepassing, volgens de AVG (DSGVO).

1. Verwerkingsverantwoordelijke en EU-vertegenwoordiger

1.1 Verwerkingsverantwoordelijke

Zerovia GmbH, Via Casti 52, 7151 Schluein, Zwitserland E-mail: privacy@zerovia.ch

1.2 EU-vertegenwoordiger volgens art. 27 AVG (DSGVO)

iuro Rechtsanwälte GmbH t/a Prighter, Schellinggasse 3, 1010 Wenen, Oostenrijk E-mail: privacy@zerovia.ch · Portaal voor verzoeken van betrokkenen: app.prighter.com/portal/zerovia

De EU-vertegenwoordiger neemt verzoeken van betrokkenen en van toezichthoudende autoriteiten in ontvangst en stuurt ze veilig door naar ons. Voor het portaal zet Prighter Hetzner Online GmbH (Duitsland) in als hostingprovider.

2. Welke gegevens wij verwerken

2.1 Account- en contactgegevens

Naam, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer, functie, bedrijfsverbintenis, taal, rol in het account. Bij aanmelding met Google of Apple ontvangen wij naam, e-mailadres en een identificatiecode van de aanbieder.

2.2 Technische en gebruiksgegevens

IP-adres, logbestanden, tijdstempels, browser- en apparaatinformatie, instellingen voor tweefactorauthenticatie, wijzigingslogboek (audit-log), logboeken van vrijgaven en toestemmingen.

2.3 Bedrijfs- en duurzaamheidsgegevens

Bedrijfsgegevens (bijv. UID, btw-identificatienummer, LEI, adres, locaties met coördinaten, medewerkers, sector), antwoorden op de startanalyse en de ESG-zelfbeoordeling, VSME-gegevens, klimaatbalans, klimaatdoelen, productgegevens en PCF, certificaten, beleidsdocumenten en andere geüploade documenten. Deze gegevens zijn overwegend bedrijfsgegevens. Persoonsgegevens zijn erin opgenomen voor zover documenten namen, handtekeningen of contactgegevens bevatten.

De gegevens komen van de klant zelf of uit openbare registers die de klant kiest om over te nemen. ZEROvia geeft geen scores, klassen of maturiteitsniveaus uit en is geen aanbieder van ESG-ratings in de zin van Verordening (EU) 2024/3005.

2.4 Gegevens in klantverzoeken en datacampagnes

Wanneer een koper zijn leveranciers via ZEROvia benadert: naam, e-mailadres, taal en functie van de contactpersonen van de leverancier die de koper importeert; verzend-, open- en klikgegevens van uitnodigingen en herinneringen; status van de verbinding en van de vrijgaven.

2.5 Leveranciersgegevens en screening

Wanneer klanten eigen leveranciers vastleggen en screenen: bedrijfs- en contactgegevens van de leveranciers, en bevindingen uit openbare webbronnen en registers, telkens met citaat en bron. Bevindingen kunnen namen van bestuursorganen of personen bevatten, wanneer die in openbare bronnen worden genoemd.

2.6 Contactpersoon in het openbare profiel

Bij openbaar gepubliceerde profielen kunnen naam, functie en zakelijk e-mailadres van een door de klant aangewezen contactpersoon worden gepubliceerd. De klant zorgt ervoor dat deze persoon op de hoogte is.

2.7 Communicatie- en contractgegevens

E-mailcorrespondentie, supportzaken in de helpdesk, afspraken, aanvragen via formulieren, contract- en factuurgegevens. Betalingen met kaart worden verwerkt door Stripe; wij ontvangen geen volledige kaartgegevens.

2.8 AI-gerelateerde gegevens

Invoer voor de AI-functies, voorgestelde teksten en waarden, bronvermeldingen, logboeken voor de markering van AI-ondersteunde inhoud.

3. Doeleinden

3.1 Levering van het platform

Accounts, rollen en rechten, werking van de modules, support, foutdiagnose, beveiliging.

3.2 Profiel en vrijgave per klant

Opstellen en onderhouden van het profiel, verbindingen met klanten, vrijgave per klant en per onderdeel, intrekken van vrijgaven, versiebeheer van vrijgegeven gegevens.

3.3 Openbaar profiel en machinale indexering

Wanneer u een profiel publiceert, zijn de als openbaar gemarkeerde velden opvraagbaar op zerovia.app en worden zij als gestructureerde gegevens (Schema.org) beschikbaar gesteld voor zoekmachines en AI-antwoordmachines. Als intern gemarkeerde velden verschijnen die noch in het profiel, noch in de gestructureerde gegevens. Een onderscheid naar afzonderlijke indexerende systemen is technisch niet mogelijk.

3.4 Datacampagnes

Verzending van uitnodigingen en herinneringen namens de koper («Naam van de koper via ZEROvia»), weergave van de voortgang, beschikbaarstelling van de door de leverancier vrijgegeven gegevens aan de koper, afmelding met één klik.

3.5 Leveranciersscreening

Vastleggen, verrijken en controleren van leveranciers in opdracht van de klant, met bevindingen uit openbare webbronnen en registers.

3.6 Partnertoegang

Partners (bijv. fiduciair adviseurs, consultants) werken met toestemming van de cliënt in diens account. De cliënt geeft gebieden vrij en kan die vrijgave intrekken met een termijn van 30 dagen.

3.7 AI-functies

Invulhulp, beantwoording van vragenlijsten met bron, uitlezen van certificaten en bewijsstukken, profielteksten en vertalingen, leveranciersscreening, AI-assistent ZAIA. Details in punt 10.

3.8 Facturering

Abonnementen, maandelijkse of jaarlijkse betaling, facturering van factureerbare leveranciers in het kopersplan.

3.9 Communicatie en verkoop

Beantwoording van aanvragen, afspraken plannen, informatie over productwijzigingen, onderhoud van contacten in het CRM. Commerciële e-mails alleen met toestemming of binnen bestaande zakelijke relaties, met mogelijkheid tot afmelding.

3.10 Website en verbetering

Werking van de website, bereikmeting volgens punt 14, anonieme analyses ter verbetering van het platform.

3.11 Sollicitaties

Wanneer u solliciteert bij ons, verwerken wij uw gegevens en documenten (contactgegevens, cv, getuigschriften, bericht) uitsluitend voor de sollicitatieprocedure. Sollicitaties via het formulier op de pagina Jobs slaan we op de server van onze website op en sturen we per e-mail door naar jobs@zerovia.ch; sollicitaties per e-mail gaan rechtstreeks naar jobs@zerovia.ch. Ze worden niet in het CRM opgeslagen en zijn alleen toegankelijk voor de personen die bij de procedure betrokken zijn. Na afloop van de procedure verwijderen wij de documenten uiterlijk na zes maanden. Met uw toestemming bewaren wij ze tot twaalf maanden voor latere functies; die toestemming kunt u op elk moment intrekken.

4. Rechtsgronden

Voor zover de AVG (DSGVO) van toepassing is, baseren wij ons op:

• Uitvoering van de overeenkomst en precontractuele maatregelen (art. 6 lid 1 sub b AVG): accounts, modules, profiel, vrijgaven, datacampagnes, facturering, support, sollicitatieprocedure.
• Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG): IT-beveiliging, detectie van misbruik, verdere ontwikkeling, B2B-communicatie, publicatie van de aangewezen contactpersoon, screening van openbare bronnen in het belang van de klant, bereikmeting zonder cookies, AI-assistent ZAIA op de website.
• Toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG): publicatie van een profiel, vrijgaven aan derden, partnertoegang, nieuwsbrief, bewaren van sollicitaties voor latere functies. Een toestemming kan op elk moment met werking voor de toekomst worden ingetrokken.
• Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG): bewaarplichten op grond van het Zwitserse OR en het belastingrecht.

Volgens de Zwitserse DSG/nDSG verwerken wij persoonsgegevens volgens de verwerkingsbeginselen van art. 6 DSG; waar nodig baseren wij ons op de rechtvaardigingsgronden van art. 31 DSG.

5. Profielen, vrijgaven en publicatie

• Een profiel is alleen openbaar wanneer u het actief publiceert. De zichtbaarheid is per veld instelbaar.
• Kopers zien vóór de bevestiging van een verbinding alleen openbare gegevens. Daarna zien zij wat de leverancier per onderdeel vrijgeeft.
• Vrijgaven kunnen op elk moment worden ingetrokken; de intrekking geldt voor toekomstige toegang. Reeds gedownloade gegevens vallen onder de verantwoordelijkheid van de ontvanger.
• Bij depublicatie of verwijdering verwijderen wij de profielpagina binnen 14 dagen en leveren wij die uit met HTTP-status 410. Wij doen ons best om geïndexeerde versies uit zoekmachines en AI-antwoordmachines te laten verwijderen, maar kunnen een volledige verwijdering uit hun opslag niet garanderen.

6. Doorgifte aan derden

Wij geven persoonsgegevens alleen door wanneer u daarom vraagt (vrijgave per klant, partnertoegang, publicatie), wanneer dit voor de dienst nodig is (verwerkers, punt 8) of wanneer wij wettelijk verplicht zijn. Wij controleren de rechtmatigheid van ontvangers die u zelf kiest niet.

7. Rollen

• ZEROvia is verwerkingsverantwoordelijke voor accounts, website, verkoop, facturering, beveiliging en logboeken.
• ZEROvia is verwerker voor zover zij persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een klant, met name in geüploade documenten, in geïmporteerde leverancierscontacten van een datacampagne en in de leveranciersscreening. In dat geval geldt de verwerkersovereenkomst.
• In datacampagnes is de koper verantwoordelijk voor de contactgegevens die hij importeert. De leverancier is verantwoordelijk voor de gegevens die hij vastlegt en vrijgeeft.
• Partners zijn verantwoordelijk voor hun eigen advies.

8. Verwerkers en andere ontvangers

De steeds actuele lijst van verwerkers met zetel, doel en doorgiftemechanisme vindt u onder subverwerkers. Wijzigingen kondigen wij daar aan en per e-mail aan klanten 30 dagen vooraf.

Voor de website, verkoop en betalingen zetten wij daarnaast in:

Dienst	Doel	Zetel / locatie gegevens	Grondslag
cyon AG	Hosting zerovia.ch	Bazel, Zwitserland	Zwitserland, geen doorgifte naar derde landen
Eigen bereikmeting van ZEROvia, zonder derden en zonder cookies	Bereikmeting, bezwaar altijd mogelijk	Servers van zerovia.ch, geen doorgifte naar derde landen	Gerechtvaardigd belang
CRM van Treibstoff Evolution GmbH, hosting Uvensys GmbH	Contacten, verkoop, partnerfacturering	Duitsland	Binnen de EU
Stripe Payments Europe, Ltd.	Betalingen, fraudepreventie	Ierland; deels VS	SCC, Data Privacy Framework
Google Ireland Ltd. (Workspace)	E-mail, support	EU; deels VS	SCC, Data Privacy Framework
Calendly LLC	Afspraken plannen via de contactpagina	VS	Data Privacy Framework (EU-VS en Zwitserland-VS), SCC
Google, Apple	Aanmelding met Google of Apple, alleen als u dat kiest	EU / VS	Toestemming, Data Privacy Framework
Openbare registers (UID-register, GLEIF, VIES)	Controle van bedrijfsidentificaties	Zwitserland, EU	Openbare raadpleging
Anthropic PBC; vanaf 01.12.2026 Mistral AI SAS	AI-assistent ZAIA op zerovia.ch	VS; vanaf 01.12.2026 Frankrijk	SCC, TIA, technische beveiligingsmaatregelen; vanaf 01.12.2026 binnen de EU

9. Doorgifte naar het buitenland

Platform en database draaien in Zwitserland (Infomaniak, Genève). Doorgiften naar de EU en de EER vinden plaats op basis van het wederzijds erkende passende beschermingsniveau. Doorgiften naar andere staten vinden alleen plaats met passende waarborgen, met name standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie met de door de EDÖB erkende aanpassingen, aangevuld met een risicobeoordeling (Transfer Impact Assessment) en technische beschermingsmaatregelen, of, bij gecertificeerde ontvangers, op basis van het Swiss-U.S. Data Privacy Framework.

10. AI-ondersteunde functies

10.1 Wat de AI doet

De AI leest en stelt voor: antwoorden op vragenlijsten met bron, waarden uit facturen en bewijsstukken, gegevens uit certificaten, profielteksten en vertalingen, bevindingen bij de leveranciersscreening, antwoorden van de assistent ZAIA. U beslist en geeft vrij. Er is geen geautomatiseerde individuele besluitvorming met rechtsgevolg in de zin van art. 22 AVG (DSGVO).

10.2 Aanbieders

Vanaf 01.12.2026 zetten wij voor generatieve AI Mistral AI (Frankrijk, EU) in, met contractuele uitsluiting van het gebruik van uw gegevens voor training. Tot 30.11.2026 zetten wij OpenAI Ireland Ltd. en Anthropic PBC (VS) in.

10.3 Markering

AI-ondersteund gemaakte inhoud in openbare profielen markeren wij zichtbaar en machineleesbaar, overeenkomstig art. 50 van Verordening (EU) 2024/1689.

10.4 Training

Klantgegevens worden niet gebruikt om openbaar toegankelijke AI-modellen te trainen. Geanonimiseerde geaggregeerde gegevens gebruiken wij voor interne verbetering alleen na uitdrukkelijke opt-in.

10.5 ZAIA op de website

Op zerovia.ch kunt u de AI-assistent ZAIA vragen stellen of de huidige pagina laten samenvatten. Daarbij verwerken wij uw invoer, het tot dan toe verlopen gespreksverloop (maximaal de laatste acht berichten), bij het samenvatten de tekst van de huidige pagina en de taal van de pagina. Wij sturen deze gegevens via onze server door naar de AI-aanbieder: tot en met 30.11.2026 naar Anthropic PBC (VS) op basis van standaardcontractbepalingen, vanaf 01.12.2026 naar Mistral AI SAS (Frankrijk). Uw invoer wordt niet gebruikt om AI-modellen te trainen.

Wij slaan de gesprekken niet op. Uw IP-adres gebruiken wij alleen kort in het werkgeheugen om misbruik te beperken (maximaal 25 verzoeken in 10 minuten), en wij geven het niet door aan de AI-aanbieder. ZAIA plaatst geen cookies. Voer in de chat geen vertrouwelijke of bijzonder gevoelige persoonsgegevens in. Het gebruik is vrijwillig; de rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang om vragen over ZEROvia snel te beantwoorden.

11. Bewaartermijn

Wij bewaren persoonsgegevens zolang een account bestaat, zolang dat voor het doel nodig is, zolang wettelijke bewaarplichten gelden (10 jaar voor handelsboeken en bewijsstukken volgens art. 958f OR) of tot een toegestane verwijdering wordt gevraagd. Na beëindiging van het contract verwijderen wij klantgegevens binnen 30 dagen of geven wij ze terug, zoals geregeld in de verwerkersovereenkomst (AVV). Free-accounts zonder aanmelding gedurende 24 maanden verwijderen wij; 30 dagen vooraf informeren wij u per e-mail.

12. Beveiliging

Wij beschermen gegevens met technische en organisatorische maatregelen, waaronder: versleuteling bij overdracht en opslag, tweefactorauthenticatie als standaard, rolgebaseerde toegang, toegang van de support tot klantgegevens alleen met reden, termijn en logboek, wijzigingslogboek, back-ups, monitoring. Een certificering volgens ISO 27001 is in voorbereiding.

13. Uw rechten

Afhankelijk van het toepasselijke recht heeft u het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, gegevensuitgifte en gegevensoverdraagbaarheid, bezwaar en intrekking van toestemmingen.

Verzoeken aan privacy@zerovia.ch. Personen in de EU kunnen zich ook tot het Prighter-portaal wenden. U kunt klagen bij de EDÖB of bij de bevoegde toezichthouder in de EU.

14. Cookies en bereikmeting

De website zerovia.ch gebruikt technisch noodzakelijke cookies. Voor de bereikmeting gebruiken wij geen cookies: wij tellen paginaweergaven op onze eigen server met een anonieme, dagelijks opnieuw berekende identificatie, zonder derden. U kunt altijd bezwaar maken: meting uitschakelen. Marketing- of advertentiecookies gebruiken wij niet. Het platform zerovia.app gebruikt alleen technisch noodzakelijke cookies voor aanmelding en sessie. Details in het cookiebeleid.

15. Verwerkersovereenkomst

Voor zover wij persoonsgegevens verwerken in opdracht van zakelijke klanten, geldt de verwerkersovereenkomst als onderdeel van het contract.

16. Inbedding op websites van klanten

• Statische code met gestructureerde gegevens: er bestaat geen verbinding met ZEROvia; wij verwerken geen gegevens van bezoekers.
• JavaScript-inbedding: bezoekers laden een bron van zerovia.app. Daarbij verwerken wij technisch noodzakelijke gegevens (IP-adres, browsergegevens, tijdstip) voor de levering, zonder tracking-cookies.

De klant informeert de bezoekers van zijn website in zijn eigen privacyverklaring.

17. Wijzigingen

Wij passen deze verklaring aan wanneer product, dienstverleners of recht veranderen. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij klanten vooraf. De actuele versie staat op zerovia.ch/datenschutzerklaerung/.