Privacyverklaring

Versie: 3.0
Status: 20 november 2025
Zerovia GmbH, Via Casti 52, 7151 Schluein, Zwitserland
E-mail: info@zerovia.ch

Dit Privacybeleid beschrijft hoe deZEROVIA GmbH, Via Casti 52, 7151 Schluein, Zwitserland („ZEROVIA“, „wij“) persoonsgegevens verwerken wanneer u onze website of ons SaaS-platform gebruikt. Het is van toepassing op:

• die Websitezerovia.ch
• het platformzerovia.app
• alle ESG-, Leveranciers- en Inkoopmodules
• Verificatie- en validatieprocessen
• Gegevensdeling met derden (opt-in)
• API- en integraties interfaces

Wij verwerken persoonsgegevens overeenkomstig deZwitserse wet op gegevensbescherming (DSG) en – voor zover van toepassing – deAlgemene verordening gegevensbescherming (AVG).

1. Verantwoordelijke autoriteit en EU-vertegenwoordiging (Art. 27 AVG)

1.1 Verantwoordelijke instantie in Zwitserland

ZEROVIA GmbH
Via Casti 52
CH-7151 Schluein
E-mail: privacy@zerovia.ch

1.2 EU-vertegenwoordiging volgens art. 27 AVG

Voor betrokken personen en toezichthoudende autoriteiten in de EU heeft ZEROVIA als volgt een vertegenwoordiger aangewezen:

EU-vertegenwoordiger (art. 27 AVG)
iuro Rechtsanwälte GmbH handelend onder de naam Prighter
Schellinggasse 3
1010 Wenen, Oostenrijk
E-mail: privacy@zerovia.ch

Portaal voor vragen van getroffenen:https://app.prighter.com/portal/zerovia

1.3 Verwerkingsactiviteiten van de EU-vertegenwoordiging

De EU-vertegenwoordiging neemt over:

• Ontvangst van verzoeken van betrokken personen
• Ontvangst van verzoeken van Europese gegevensbeschermingsautoriteiten
• Structurering en veilige verzending van verzoeken aan ZEROVIA
• Beschikbaarstelling van een Data Subject Request-tool (DSR-tool)

Verwerkte gegevens omvatten onder andere:

• Identificatie- en contactgegevens
• Gegevens over de aanvraag van de betrokken persoon
• Inhoud van het verzoek

1.4 Rolduiding

• Prighter als verantwoordelijke:
  bij advies of ondersteuning conform artikel 27 AVG.
• Prighter als verwerker:
  bij het leveren van de DSR-tool.
  Daarbij gebruikt PrighterHetzner Online GmbH als Hostingprovider.

2. Soorten persoonsgegevens

Wij verwerken, afhankelijk van het gebruik, met name de volgende gegevenscategorieën:

2.1 Stamgegevens

• Achternaam, Voornaam
• Zakelijke contactgegevens
• Rollen en positie
• Bedrijfsafkomst

2.2 Technische- en gebruiksgegevens

• IP-adres
• Logbestanden, tijdstempels
• Browser- en apparaatinformatie
• Opt-in-protocollen
• API-tokengebruik

2.3 ESG-gerelateerde gegevens

• Gegevens uit zelfverklaarde ESG-profielen
• Antwoorden op ESG-vragenlijsten
• geüploade documenten (beleid, rapporten, bewijsstukken)
• Gegevens voor verificaties
• Gegevens voor externe partnercontroles
• Profiel- en geldigheidsstatus

2.4 Communicatiegegevens

• E-mailcorrespondentie
• Supportaanvragen
• Feedback binnen het platform

3. Doeleinden van de gegevensverwerking

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Leveren van het platform

• Gebruikersaccount creatie en beheer
• Rollen- en rechtenbeheer
• Werking van de modules
• Foutdiagnose en stabiliteit

3.2 ESG-profilering

• Opstellen en beheren van ESG-profielen
• Zelfaangegeven Invoer
• formele verificaties („Verified by ZEROVIA“)
• technische ondersteuning voor validaties door externe partners
• Profielstatus weergeven

3.3 Gegevensdeling met derden (opt-in)

Na uitdrukkelijke toestemming van de klant:

• Doorgifte aan banken
• Verzekeringsdoorzending
• Doorgeven aan grote ondernemingen
• Doorgeven aan klanten en leveranciers
• Doorgifte aan externe validatie- of auditorganisaties
• API-gebaseerde delen
• Delen via partnercodes of deelbare links

3.4 Verbetering en verdere ontwikkeling

• anonieme statistische analyses
• Verbetering van UI/UX
• Doorontwikkeling van het platform

3.5 Communicatie

• Ondersteuning
• Veiligheidsmededelingen
• Meldingen over wijzigingen van algemene voorwaarden of privacybeleid

4. Wettelijke grondslagen voor gegevensverwerking

ZEROVIA verwerkt persoonsgegevens op de volgende rechtsgronden:

4.1 Nakoming van een overeenkomst

(bv. Art. 6 lid 1 sub b AVG; Art. 31 AVG)

Wij verwerken gegevens om onze diensten te leveren of om overeenkomsten na te komen. Dit omvat:

• Registratie en accountbeheer
• Gebruik van de modules
• Opstellen van ESG-profielen
• Uitvoeren van verificaties
• technische afhandeling van validaties
• Gebruik van leveranciers- en inkoopmodules
• Aanbieden van API-functionaliteit

Zonder deze gegevens kan het platform niet worden geëxploiteerd.

4.2 Gerechtvaardigd belang

(bijv. Art. 6, lid 1, onder f AVG; Art. 31 Wet 1913)

Wij verwerken gegevens om onze legitieme belangen te behartigen, met name voor:

• Handhaving van IT-beveiliging
• Misbruikdetectie en fraudepreventie
• Verdere ontwikkeling van onze software
• Documentatie en kwaliteitsborging
• Gemaakt van geanonimiseerde evaluaties

Deze verwerking vindt alleen plaats binnen een kader dat u redelijkerwijs kunt verwachten.

4.3 Toestemming (Opt-In)

In bepaalde gevallen verwerken we gegevens alleen met uw uitdrukkelijke toestemming. Dit betreft:

• Uitzenden van ESG-gegevens naar banken, verzekeraars en grote bedrijven
• Doorgeven aan validatie- of testpartners
• Publicatie van een ESG-profiel
• API-toegangen, partnercodes of deelbare links
• bepaalde AI-gestuurde functies (indien afzonderlijk uitgelegd)

Een toestemming kan te allen tijde met terugwerkende kracht tot de toekomst worden ingetrokken.

5. ESG-profielen en de verwerking ervan

ZEROVIA ondersteunt drie profieltypen:

5.1 Zelfverklaard ESG-profiel

• zuivere zelfverklaring
• geen controle door ZEROVIA
• volledige verantwoordelijkheid bij het bedrijf

5.2 Geverifieerd door ZEROVIA

• Formele documentcontrole
• Geloofwaardigheidcontroles
• geen audit, geen certificering
• Opt-in vereist

5.3 Geverifieerd door Externe Partner

• inhoudelijke toetsing door externe specialisten
• ZEROVIA = uitsluitend technische platformaanbieder
• Doorgeven alleen na opt-in
• Valideringsbeoordelingen komen van externe partners

5.4 Publicatie

Profielen worden alleen openbaar weergegeven als dit actief wordt gedeeld.

6. Doorgeven van persoonsgegevens aan derden (Opt-in)

Een doorgifte vindt uitsluitend plaats na uitdrukkelijke toestemming van de klant.

Mogelijke ontvangers:

• Banken en financiële instellingen
• Verzekeringen
• Grootbedrijf
• Klanten en Leveranciers
• externe validatie- en inspectieorganisaties
• API- of webhook-gebaseerde ontvangers
• Platformintegraties van zakelijke partners

ZEROVIA controleert de legitimiteit van de ontvangers niet.
Een herroeping is alleen geldig voor toekomstige toegang.

7. Rolopheldering: Verantwoordelijke / Verwerker

7.1 ZEROVIA als verantwoordelijke

bij

• Platformbediening
• Profielbeheer
• Verificaties
• Gebruikersgegevens
• veiligheidsrelevante verwerking
• Logbestanden en monitoring

7.2 Externe Validatie als Verantwoordelijke

bij

• Testbeslissingen
• ESG-validatieberichten

7.3 ZEROVIA als verwerker

bij

• Verwerking van persoonsgegevens in opdracht van de klant
• API-integraties
• technische verificatieprocessen

Het geldt hetZEROVIA Gegevensverwerkingsovereenkomst (GVO).

8. Onderverwerker

We maken gebruik van zorgvuldig geselecteerde dienstverleners, zoals:

• Hostingproviders (CH/EU)
• E-mail- en communicatiediensten
• Beveiligings- en monitoringsprovider
• Validatiedienstverlener (Opt-in)
• AI-tools voor structurerende taken

Een lijst kan worden opgevraagd via de DPA.

9. Gegevensoverdracht naar andere landen

Gegevens kunnen worden verzonden:

• in landen met een adequaatheidsbesluit
• op basis van standaardcontractclausules (SCC)
• met uitdrukkelijke toestemming
• vanwege wettelijke verplichtingen

Verzendingen naar validatiepartners gebeuren alleen op basis van opt-in.

10. Door AI ondersteunde functies

ZEROVIA maakt onder andere gebruik van AI-gestuurde functies voor:

• Classificatie en tagging
• Gegevens opschonen
• semantisch zoeken
• Teksthulpmiddelen en aanbevelingen

Geen enkele geautomatiseerde beslissing sorteert rechtsgevolgen.
Gegevens worden niet gebruikt voor het trainen van externe AI-modellen.

11. Bewaartermijn

Wij slaan persoonsgegevens op:

• zolang een gebruikersaccount bestaat
• zolang wettelijke bewaarplichten bestaan
• zolang er een gerechtvaardigd belang bestaat
• totdat een conforme verwijdering wordt aangevraagd

ESG-profielen worden opgeslagen met hun geldigheidsduur en daarna gemarkeerd.

12. IT-beveiliging en technische en organisatorische maatregelen (TOM)

Wij beschermen gegevens met moderne organisatorische en technische maatregelen, bijvoorbeeld:

• SSL/TLS-codering
• rolgebaseerde toegangscontroles en optionele 2FA
• Firewalls, IDS/IPS
• Systeemmonitoring
• Regelmatige back-ups
• interne audits en externe veiligheidstests

onze beveiligingsarchitectuur is gebaseerd opISO/IEC 27001 en de aanbevelingen van deEDÖB.

13. Rechten van betrokkenen

U heeft – afhankelijk van het toepasselijke recht – de volgende rechten:

• Informatie
• Rectificatie
• Verwijdering
• Beperking
• Dataportabiliteit
• Weerstand
• Intrekking van toestemmingen

Verzoeken aan:privacy@zerovia.ch

EU-burgerhttps://app.prighter.com/portal/zerovia

14. Overeenkomst inzake gegevensverwerking (DPA)

Als ZEROVIA persoonsgegevens verwerkt ten behoeve van zakelijke klanten in opdracht, geldt tevens deZEROVIA DPA, die regelt:

• Doel en omvang van de verwerking
• Verantwoordelijkheden
• technische en organisatorische maatregelen
• Subverwerkers
• internationale overdrachten

15. Wijzigingen van deze privacyverklaring

Dit privacybeleid kan worden aangepast, met name bij:

• Productwijzigingen
• gewijzigde wettelijke vereisten
• nieuwe modules
• herziene validatieprocessen

Die jeweils aktuelle Version ist unterhttps://zerovia.ch/datenschutzerklaerung/
opvraagbaar.

16. Contact

ZEROVIA GmbH
Via Casti 52
7151 Schluein
privacy@zerovia.ch